Google 71 頁官方手冊精華整理，讓 AI 成為你的超級助理
上篇我們學了提示詞的基本概念和 PTCF 框架，這篇要進入實戰環節——看看 Google 怎麼教你在不同工作場景中使用 Gemini。
本文重點
行政助理如何用 AI 規劃議程、管理信箱
溝通專員如何快速產出新聞稿、準備媒體簡報
客服人員如何處理客訴、建立 FAQ 文件
人資人員如何設計面試問題、優化招募流程
一、行政支援：讓 AI 當你的超級秘書
行政人員每天要處理大量瑣事——安排會議、管理行程、準備文件。Google 在手冊中特別強調，Gemini 可以幫你從「執行者」升級為「策劃者」。
1. 規劃活動議程
情境：你要規劃一場三天的團隊外出會議，需要兼顧團隊凝聚和策略討論。
提示詞範例：
我是一位執行助理，負責支援團隊總監。我們新組成的團隊包含內容行銷、數位行銷和產品行銷人員。我們將在台北舉辦為期三天的外出會議，這是團隊第一次聚會。請為每天規劃活動，包含團隊凝聚活動和深度策略工作時間。幫我建立一份議程範本。
注意這個提示詞怎麼運用 PTCF 框架：
角色（Persona）：執行助理
任務（Task）：規劃活動、建立議程
情境（Context）：新團隊、三天、團隊凝聚 + 策略工作
格式（Format）：議程範本
2. 管理多個信箱
休假回來，信箱爆炸？Google 建議這樣問：
摘要 [主管名字] 過去一週寄給我的所有郵件。
摘要這串郵件，並列出所有行動項目和截止日期。
這招特別適合處理那些「來來回回討論很久」的郵件串，一秒掌握重點。
3. 規劃商務旅行
要幫主管安排出差行程？試試這個：
我是執行助理。我需要為 [日期] 在 [地點] 的兩天商務行程建立行程表。我的主管住在 [飯店]。請建議飯店步行 10 分鐘內的早餐和晚餐選項，並找一個娛樂選項，例如電影院、當地藝術展或熱門觀光景點。請用表格呈現。
4. 會議準備與簡報
主管要臨時參加座談會？把活動簡報、相關新聞和過去的發言重點上傳到 NotebookLM，一鍵產生簡報文件，讓主管快速進入狀況。
二、溝通專員：新聞稿和媒體簡報的好幫手
公關和溝通人員最頭痛的是：要快速產出高品質內容，還要確保訊息一致。
1. 撰寫新聞稿
情境：公司剛完成一樁收購案，你需要發布新聞稿。
提示詞範例：
我是公關經理。我需要建立一份有吸睛標題的新聞稿。請引用 @[VIP 訪談引言] 中的內容。
接著你可以追加：
使用 @[公司介紹和使命聲明] 來補充被收購公司的背景資訊、使命，以及創立故事。
這裡的重點是：善用 @ 標記引用你自己的文件，讓 AI 產出的內容有依據、不亂掰。
2. 準備媒體和分析師簡報
新產品要發布，需要準備發言人簡報：
為即將到來的媒體和分析師簡報建立簡報範本，內容關於 @[產品發布計畫]。包含摘要、關鍵訊息和支持數據的空間。
然後整理媒體聯絡人：
整理我的媒體和分析師聯絡人名單，來自 @[分析師和記者聯絡筆記]，用於新產品簡報。我需要追蹤他們的姓名、聯絡人類型（分析師或記者）、專注領域、所屬機構，以及出席優先級（低、中、高）。
3. 準備模擬訪談問題
發言人要接受採訪，需要事先練習？
我是 [公司] 的公關經理。我們剛發布 [產品]，在簡報中討論了 [關鍵訊息]。我正在為 [發言人和職稱] 準備訪談。請產生一份模擬訪談問題清單，幫助 [發言人] 準備。包含簡單和困難的問題，有些詢問 [產品] 的基本功能，有些詢問 [產品] 的長期願景。
進階技巧：Google 建議建立一個「Gem」（自訂助理），設定為「懷疑論科技記者」或「C-Suite 高管」的角色，讓它來挑戰你的發言稿，幫你準備應對各種狀況。
4. 內部溝通
公司內網改版了，要發布公告？
我需要草擬一份全公司備忘錄，宣布我們重新設計的內部網站。[新網站] 回應了 [員工常見回饋]，目標是創造更友善的使用體驗。請用活潑的語氣撰寫公告，使用 @[內網發布計畫筆記]。
三、客服人員：把客訴變成機會
客服工作的核心是：快速、準確、有同理心。Google 特別強調，Gemini 可以幫你在這三點上都更進一步。
1. 回覆客訴郵件
情境：客戶收到損壞的商品，已經提供照片，但要求你們沒有的加急運送服務。
提示詞範例：
幫我撰寫一封有同理心的郵件回覆。我是客服代表，需要回覆客戶投訴。客戶訂購的耳機到貨時損壞了。他們已經透過郵件聯繫我們並提供損壞照片。我已經提供更換服務，但他們要求一般訂單不包含的加急運送選項。請包含一段承認他們沮喪感受的內容，以及三個可能的解決方案。
注意這個提示詞如何同時包含：
角色：客服代表
任務：撰寫同理心郵件
情境：損壞商品、已提供照片、要求加急運送
格式：一段 + 三個要點
2. 運用 FAQ 文件回覆複雜問題
客戶問了一個跨多個文件的複雜問題？先在 Drive 側邊欄搜尋：
摘要關於 [產品名稱] 的資訊，包含產品的 [退貨政策]、[成分] 和 [認證]。
找到相關文件後，再用它來產生回覆：
根據 @[客戶常見問題文件]，產生回覆客戶關於我們 [退貨政策] 和 [產品認證] 問題的郵件。使用有幫助且專業的語氣。
3. 建立標準化溝通範本
身為客服主管，你需要確保團隊用一致的語氣溝通：
為三種不同類型的客戶溝通建立範本。包含道歉郵件、訂單確認訊息，以及給忠實客戶的感謝函。每個範本限制在一段，使用友善的語氣。
進階技巧：建立一個「客戶溝通」Gem，預設好公司的溝通準則、品牌語氣，確保所有產出都符合品牌調性。
4. 啟用客戶自助服務
客戶一直反映退貨政策說明不清楚？
摘要這份內容，撰寫清楚簡潔的產品退貨政策，並列出客戶需要依序執行的 5 個步驟。
然後把這些內容變成部落格文章：
把這份內容轉換成一篇簡短的部落格，標題為「不需客服協助就能解決常見問題」。分別有退貨政策、退款政策和商店信用政策的章節。
你甚至可以用 Google Vids 把這些內容做成教學影片。
5. 分析客戶回饋
有一份追蹤客戶回饋的試算表？
我是客服支援專員。使用附加的試算表，按 [類別] 和 [時間段] 識別 [客戶回饋] 中的趨勢和模式。找出 [客戶聯繫] 明顯增加的領域，並調查可能的原因。
四、人資人員：從招募到入職的全方位助手
人資工作涉及大量敏感資訊和重複性任務，Gemini 可以幫你把時間花在更有價值的事情上。
1. 新人入職簡報
情境：你要為新人做入職簡報，需要強調公司對員工發展的承諾。
提示詞範例：
我是人資經理，正在為新人準備簡報腳本。我需要為入職簡報撰寫腳本，內容關於公司對員工發展和福祉的承諾。請幫我草擬講稿重點，展示為什麼員工輔導和發展是我們的核心價值，使用 @[使命聲明和核心價值]。
你可以用 Google Vids 把這些內容做成歡迎影片，讓新人可以隨時觀看。
2. 管理招募流程
需要追蹤招募進度：
幫我建立一個公式，計算按 [部門] 分類的 [聘用人數] 總計。
我們在哪個月份聘用最多人？
需要撰寫職缺描述：
我正在行銷團隊開一個新職缺。請為內容行銷經理撰寫一份吸引人的職位描述。強調關鍵職責 [插入] 和要求，包括 B2B 和 B2C 內容創作、至少五年經驗，以及作品集範例。
進階技巧：建立一個「職位描述撰寫」Gem，預設好公司偏好的格式、品牌語氣和核心價值，確保每份職缺描述都高品質且符合品牌調性。
3. 準備面試問題
要準備電話面試的問題：
我是招募人員，正在準備候選人面試。使用我上傳的職位描述，撰寫一份 20 個開放式面試問題的清單，我可以用來篩選候選人。
4. 與候選人溝通
錄取通知：
我正在寫郵件給剛完成面試流程的候選人。請為 [職位] 的 [入選候選人] 建立錄取通知範本，並請求安排通話討論福利、薪酬和到職日期。
婉拒通知：
我正在寫郵件給完成面試流程但未被錄取的候選人。請幫我為 [職位] 的 [候選人] 撰寫婉拒信。使用有同理心的語氣。
5. 建立個人化學習發展計畫
你有所有公司的學習資源存在 Drive 裡，想為每位新人建立量身打造的學習計畫：
為需要學習 [主題] 的新人建立個人化學習發展計畫。按天數組織，並建議相關檔案。
6. 員工意見調查
設計調查問卷：
草擬一份匿名員工滿意度調查，包含問題和選項，涵蓋工作量、工作生活平衡、薪酬和職涯發展機會等關鍵領域。確保問題清楚、簡潔，避免引導性答案。
整理調查結果：
摘要員工回饋結果，找出關鍵主題。
中篇小結：讓 AI 處理重複性工作，你專注創造價值
這四個職位有個共同點：都需要處理大量溝通和文件工作。
Google 在手冊中反覆強調一個概念：
「AI 是來幫助人類的，但最終產出是你的。」
這代表什麼？代表你還是那個「機長」，Gemini 是機組人員。它可以幫你快速起草、整理資訊、找到相關文件，但最後的判斷、調整、把關，都要靠你。
下篇預告：我們會繼續看行銷、專案管理、銷售和高管的實戰應用，還有 Google 的進階提示詞技巧！
關於作者
黃敬峰（AI峰哥），企業 AI 實戰培訓專家，累積超過 400 場企業內訓經驗，服務學員超過 10,000 人。專注於協助企業導入 AI 工具，提升團隊工作效率。
核心理念：「你是機長，AI 是機組人員。」
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